Oficinas
21-Oct-2019
¿Qué es el TCO en la gestión de instalaciones y cómo impacta en el ahorro?
¿Qué es el TCO en la gestión de instalaciones  y cómo impacta en el ahorro?
Como sabe cualquiera que haya comprado un automóvil, el costo inicial es un precio; y el costo de mantener ese vehículo es completamente otro. Este es un ejemplo simple del concepto "Total cost of ownership" o el costo total directo e indirecto de comprar y mantener un sistema durante su vida útil.

El TCO es un concepto bien entendido en la gestión de instalaciones, especialmente cuando se trata del mantenimiento de equipos críticos como los sistemas de calefacción y refrigeración o los esenciales para el negocio. Mantener el TCO lo más bajo posible es la razón por la que muchos gerentes de instalaciones y sus empresas se angustian ante las temidas decisiones de "reparar o reemplazar" cuando se trata de equipos con fallas. 

Si bien tener la capacidad de rastrear los costos y los datos del historial de servicio es una necesidad absoluta, los gerentes de las instalaciones realmente pueden tomar decisiones basadas en datos cuando tienen análisis e información a su alcance. La analítica no solo ayuda al equipo de administración de la instalación a tomar mejores decisiones sobre futuras compras de equipos, uso y cronogramas de mantenimiento, sino que, en última instancia, esto lleva a poder mantener bajo control el TCO.

Por ejemplo, si los análisis revelan que es probable que una determinada marca de equipo falle constantemente más que otras marcas, la empresa puede optar por otras opciones, incluso si los precios iniciales de compra son más altos. En otras palabras, con la información y las estrategias adecuadas a su disposición, minimizar el Costo Total de Propiedad puede ser más ciencia que instinto para los Facility Manager modernos.

Cómo calcular el costo total de propiedad

Hay seis áreas clave para calcular el TCO de un activo:

  • Precio de compra inicial : ¿por cuánto se compró originalmente el activo? Incluya cualquier interés pagado.

  • Gastos de operación en curso: costos de instalación, capacitación de empleados para usar el activo, uso de servicios eléctricos, seguro, seguridad regular o pruebas de operación.

  • Mantenimiento: Incluye reparaciones y mantenimiento regular que se requiere para el activo.

  • Tiempo de inactividad: si el activo no funciona regularmente (o funciona correctamente), el costo de los retrasos, la producción y la pérdida de ingresos deben incluirse en los cálculos de TCO.

  • Costos de uso: cualquier costo adicional fuera de la operación y mantenimiento que requiera el activo, como piezas de repuesto debido al desgaste.

  • Valor actual: si el activo se vendiera, ¿cuál sería el valor de reventa?

Estos gastos y valores se ingresan en una base de datos u hoja de cálculo para calcular el costo total de cada activo. El valor actual reduce el costo total de propiedad, ya que es dinero que se ganaría si se vendiera el activo.

 

4 estrategias para minimizar el TCO

1. Seguimiento de activos y mantenimiento preventivo:

Los gerentes de instalaciones pueden aprovechar las soluciones de software especializados para realizar un seguimiento de los activos en cada ubicación comercial. Esto incluye puntos de datos como ubicación, edad, condición, garantía y solicitudes de servicio. 

La mayoría de las compañías pierden hasta un 34% de ahorros potenciales por fugas y el pago de reparaciones que no necesitan. Con acceso a la garantía y los detalles de reparación de todos sus equipos se pueden tomar decisiones de "reparación o reemplazo" respaldadas por datos basados en el costo total de propiedad y el análisis de depreciación.

Esta información también se utiliza para informar un cronograma de mantenimiento preventivo, que prolonga la vida útil del equipo y reduce la probabilidad de una falla repentina costosa. Esto ahorra a los gerentes tiempo y dinero gastado en reparaciones y coordinación con los contratistas para obtener soluciones temporales o permanentes de forma rápida en caso de falla total del equipo. 

El mantenimiento constante no solo ahorra costos a largo plazo al extender la vida útil de sus activos, sino que también reduce la probabilidad de tener que gastar una cantidad significativa en reparaciones de emergencia.  

2. Analytics: 

Con el software correcto, se recopilará una gran cantidad de datos sobre sus activos, pero sin una solución analítica para visualizar y sintetizar los datos, es muy probable que no se utilicen. 

Con un panel de análisis, su equipo puede ver si una ubicación específica está gastando significativamente más que el promedio en reparaciones. Pueden identificar qué equipo es el culpable, ver sus datos de reparación históricos y determinar rápidamente que un reemplazo total ahorraría dinero y reduciría el TCO a largo plazo. Sin acceso a estos puntos de datos o una forma de dar sentido a esta información, continuaría volcando dinero en esa unidad con poco rendimiento.

También puede analizar otros datos de operación, como el uso de energía . Por ejemplo, supongamos que una unidad de aire acondicionado estaba funcionando sin filtros limpios o sin el mantenimiento adecuado. Esto puede conducir al consumo de exceso de energía y mayores costos. Sin embargo, con las capacidades de análisis, todo esto se rastrearía y se podrían tomar medidas preventivas antes de ejecutar accidentalmente un exceso de costos. 

3. Relaciones con el contratista:

Mantener relaciones sólidas con contratistas y socios de servicio ayuda a disminuir el TCO

a través de reparaciones más eficientes, visitas de mantenimiento más cortas y datos precisos del historial de servicio. Como esta actividad no es el core business de su empresa, lo ideal es dejarla en manos de especialistas de Facility Management.

Una queja común de los contratistas son los pagos retrasados. Con un Facility Manager a cargo, se puede revisar y aceptar fácilmente facturas y propuestas, realizar pagos electrónicos e incluso automatizar el proceso de aprobación. Esto garantiza que los contratistas reciban el pago a tiempo e incluso reduce los costos de procesamiento de pagos.

Pasar tiempo para establecer relaciones con sus contratistas también facilita conversaciones más honestas sobre los costos reales de reparación y mantenimiento. Esto evita arreglos innecesarios que se realizan para aumentar el monto de una factura. Además, el uso de contratistas aprobados que sean calificados y confiables conducirá a mejores resultados que si usara contratistas que fueron encontrados a través de una búsqueda en Google y que aún no tienen experiencia previa en el uso de su equipo. 

4. Automatización

La automatización de los flujos de trabajo relacionados con la administración de activos puede ser una herramienta crítica cuando se trata de administrar cientos y miles de activos. Tener un Facility Manager con un software adecuado puede ayudarlo a recopilar datos valiosos y darle la posibilidad de configurar alertas y flujos de trabajo automatizados. 

Necesita una plataforma con automatización sofisticada para todo tipo de flujos de trabajo: ya sea para rastrear puntos de datos clave en solicitudes de servicio o generar nuevas órdenes de trabajo basadas en un cronograma particular, un sistema todo en uno es ideal para un equipo de instalaciones que administra miles de activos donde los costos pueden ser altos si no se realiza un seguimiento adecuado.

Pensamientos finales

Administrar el costo total de propiedad en una empresa con muchas ubicaciones es ciertamente un desafío, pero también es una oportunidad. Con el equipo de Facility Management adecuado, los datos, las herramientas y los procesos correctos, las empresas podrán tomar las mejores decisiones basadas en datos para calcular y administrar el TCO y utilizar el dinero de la manera más eficiente.

Cuente con nuestros especialistas en Gestión de Instalaciones para mejorar su TCO e implementar las soluciones de mantenimiento, gestión de proveedores y administración integral que su empresa necesita. ¡Contáctenos aquí!

Developed by VIS