Según la Asociación Internacional de Facility Management, IFMA por sus siglas en inglés, el FM se trata de "la coordinación del lugar de trabajo con la gente y el trabajo mismo de la organización (empresa); que integra los principios de la administración empresarial, la arquitectura, la ciencia comportamental y la ingeniería".
Teniendo en cuenta el alcance de este servicio, la elección de un proveedor de calidad se hace crucial, más aún si pensamos en los factores que dependen de ello, como la productividad, el bienestar y salud de los colaboradores, así como el ahorro y la imagen de la empresa.
A continuación te compartimos 4 pasos que debes seguir para tomar una decisión acertada respecto a tu proveedor de FM:
1. Convencer dentro de la propia organización de la importancia del FM:
Suele suceder que muchas empresas no le dan la importancia debida a este servicio, pues en ocasiones es confundido con los servicios generales y se cree que si un equipo o parte de la infraestructura se avería, basta con llamar a un técnico para solucionar el problema. Ante ello, es necesario señalar que el FM es mucho más complejo, y se encarga de gestionar el mejor funcionamiento de los activos inmuebles y sus servicios asociados, enfocando sus esfuerzos en la reducción de gastos operativos, permitiendo a los clientes enfocarse en su core business.
El modo de lograr convencer a tu organización es demostrar tanto los beneficios tangibles (eficiencia, ahorros, funcionamiento adecuado de la infraestructura y cumplimiento de normativas) como los intangibles (servicios y confort para los habitantes del edificio, etc).
2. Determinar el nivel de servicio que se precisa:
Se debe tener en cuenta qué tipo de instalación o edificio hay que administrar, cuáles son las necesidades particulares, si la ocupación es fija o flexible, qué tipo de empresas lo habitan, si se requiere personal 24/7, etc. No es lo mismo, gestionar una planta industrial, oficinas o un call center. Determinar el nivel de servicio permitirá cubrir satisfactoriamente las necesidades y, a la vez, no gastar de más.
3. Elegir al proveedor indicado de acuerdo a los resultados que se pretende obtener:
Es fundamental examinar la experiencia, posicionamiento de mercado, cobertura geográfica y cartera de clientes. Además, obtener referencias acerca de servicios similares al que se busca contratar, analizar el respaldo que tiene el proveedor, el perfil y experiencia del equipo que propondrá, la supervisión, las herramientas de gestión y la garantía del servicio.
4. Establecer un modo de medir los resultados:
Es importante establecer los niveles de servicio y que el proveedor cuente con un software de gestión de Facility Management que permita establecer la medición de resultado. Ese software debe servir para dar seguimiento a costos, stocks, mantenimiento preventivo y correctivo, generar tickets para dar seguimiento a las tareas y emitir reportes de gestión con indicadores de performance de manera sistemática.
Existen indicadores operacionales (disponibilidad y funcionamiento de los sistemas), indicadores financieros e indicadores de satisfacción que solo pueden medirse en función de la respuesta del usuario. El objetivo es que los sistemas funcionen y sean eficientes, que los usuarios estén satisfechos y que el costo sea el apropiado.
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