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19-Jun-2024
Control de Costos en la Partida de Maquinaria
Control de Costos en la Partida de Maquinaria
Las máquinas son elementos esenciales en los proyectos de construcción. Por ello, considerar los costos relacionados a su uso y mantenimiento dentro del presupuesto integral de todo el proyecto es muy importante. En ese sentido, un correcto control de costos de esta partida contribuirá con el objetivo de alcanzar satisfactorios resultados.

En los proyectos de construcción, unas de las tareas esenciales al que se debe poner mucha atención es el control de costos. Desde la etapa de planeamiento hasta la culminación de la obra, su principal objetivo será garantizar que todo el proyecto se ejecute dentro del presupuesto asignado. Para ello, el encargado de esta labor deberá identificar y estimar los costos, asignar el presupuesto para las diferentes partidas, hacer seguimiento a los gastos y tomar decisiones oportunas, en caso se presenten costos adicionales. Son diversos los elementos y recursos que se emplean en las obras de construcción y cada uno de ellos debe ser considerado en el presupuesto: uno de los más importantes es la maquinaria. En la actualidad, la mayoría de proyectos de construcción requieren la utilización de máquinas que optimicen la productividad en tareas como elevar objetos pesados, excavar, cargar y transportar desmonte, demoler, asfaltar, aplanar, entre otros. Son diversas las funciones y, por lo tanto, son diversos los tipos de máquinas empleadas.

En ese sentido, su presencia en las obras de construcción es básicamente imprescindible. Ello conlleva a que también sea obligatoria su consideración en el presupuesto y, por ende, en el control de costos. Pero, ¿de qué manera se realiza?

De acuerdo con el ingeniero Carlos Daga, consultor en QDR Claims – empresa internacional de consultoría en servicios de peritos de construcción -, el control de costos en la partida de maquinaria consiste en un proceso de monitorización, análisis y gestión de los costos asociados con el uso y mantenimiento de las máquinas empleadas en una actividad específica.

“La partida incluye todos los costos relacionados con la maquinaria utilizados en las operaciones comerciales de una organización. Esto puede abarcar una amplia gama de activos, desde maquinaria pesada utilizada en la construcción hasta equipos de fabricación en una planta industrial”, explica.

Por su parte, Ricardo Rosell, ingeniero PMP y director gerente de Binswanger Perú, empresa dedicada a brindar servicios inmobiliarios corporativos a nivel local e internacional, asegura que la partida de maquinaria es crucial dentro del presupuesto de cualquier obra de construcción, dado que puede representar “una porción significativa del capital invertido o del presupuesto”. “Eso puede significar que su gestión pueda impactar positiva o negativamente en el margen del proyecto”, añade.

El Ing. Rosell anota que además de la efectiva y eficiente labor de la maquinaria en las tareas de edificación, esta también influye directamente en los tiempos de ejecución del proyecto. Por lo tanto, una adecuada asignación para esta partida “garantiza que los equipos necesarios estén disponibles y en óptimas condiciones operativas, así disminuyendo retrasos y potenciales incrementos en los costos derivados de ineficiencias operativas”.

Por otro lado, el Ing. Daga sostiene que las principales acciones involucradas en el control de costos en la partida de maquinaria incluyen el presupuesto inicial, la línea base del costo y la implementación de medidas correctivas. Subraya que el control de costos en la maquinaria “implica un enfoque sistemático para garantizar que los recursos se utilicen de manera eficiente y que los costos se mantengan dentro del presupuesto establecido, contribuyendo así al éxito financiero en las operaciones comerciales de una organización”.

 

Factores a considerar para el control de costos:

Para asegurar una gestión eficaz y rentable de estos activos, es crucial considerar ciertos factores en el control de costos. Según el Ing. Daga, estos factores se clasifican en dos categorías importantes: costos fijos y costos variables. Estos son críticos para entender y planificar correctamente los gastos asociados con la adquisición, operación y mantenimiento de la maquinaria. A decir del consultor en QDR Claims, los costos fijos son aquellos que no varían con la producción o el uso de la maquinaria. Entre los factores principales se incluyen elementos esenciales como el costo de adquisición inicial, que abarca el precio de compra de la máquina junto con los gastos de transporte, instalación e impuestos asociados.

Además, indica que los costos fijos también abarcan los gastos de depreciación, que representan la disminución del valor de la maquinaria con el tiempo debido al desgaste, el uso y la obsolescencia. Otros factores claves son los costos de almacenamiento y seguro, que comprenden los gastos relacionados con el almacenamiento seguro de la maquinaria durante los periodos de inactividad, así como los costos de seguro para proteger las máquinas contra daños, pérdidas o responsabilidades asociadas. “Es importante realizar un seguimiento detallado de todos estos factores y analizar regularmente los datos para identificar oportunidades de optimización y reducción de costos”, advierte.

Por su parte, el Ing. Rosell destaca que, en primer lugar, un factor que se debe tener en cuenta es la adecuada selección de los equipos. Ello, explica, implica elegir una máquina que haga un balance con el costo y eficiencia, adaptada a las especificaciones del proyecto. “Aquí se requiere la experiencia, lecciones aprendidas y el análisis”, subraya. De igual manera, señala que otro factor a considerar es la programación y mantenimiento preventivo, el cual reduce las probabilidades de fallas inesperadas que pueden causar paralizaciones costosas. La correcta y continua capacitación de los operarios es otro factor que plantea tener en cuenta. Por último, considerando la duración y la escala del proyecto, indica que es recomendable hacer un análisis de rentabilidad para comparar si resulta más rentable comprar equipos o alquilarlos.

 

Estrategias de control de costos:

El uso de estrategias efectivas para controlar los costos asociados con la partida de maquinaria es crucial para garantizar la viabilidad financiera y operativa de cualquier organización. Así lo señala el Ing. Daga, quien comenta que, en una empresa de construcción, el uso eficiente de la maquinaria puede marcar la diferencia entre contemplar un proyecto dentro del presupuesto y enfrentar costos debido a fallas en el equipo.

Asimismo, añada que la implementación de un programa de mantenimiento preventivo puede ayudar a evitar tiempos de inactividad no planificados y costosas reparaciones, manteniendo así la producción en curso y reduciendo los costos operativos a largo plazo.

Teniendo en cuenta ello, sostiene que para controlar satisfactoriamente los costos asociados con la gestión de la maquinaria, se pueden implementar las siguientes estrategias efectivas:

  1. Utilizar sistemas de monitoreo y análisis de datos para obtener información valiosa sobre el rendimiento y la eficiencia de la maquinaria, estableciendo un programa de mantenimiento preventivo regular para identificar y corregir problemas antes de que se conviertan en costosas averías. 
  2. Proporcionar capacitación al personal que opera y mantiene la maquinaria para reducir los errores humanos y minimizar el desgaste innecesario de los equipos, optimizando el uso de la maquinaria, planificando su uso para evitar tiempos de inactividad innecesarios y maximizar la productividad. 
  3. Evaluar alternativas a la compra y mantenimiento de maquinaria propia, como el alquiler de equipos o la subcontratación de servicios, y negociar precios competitivos con proveedores de maquinaria, repuestos y servicios de mantenimiento para reducir los costos asociados.

 “Las estrategias de control de costos en la partida de maquinaria no solo contribuyen a la eficiencia y rentabilidad de las operaciones, sino que también promueven la sostenibilidad y el crecimiento a largo plazo de la organización”, resalta.

 

Desafíos del control de costos de la partida de maquinaria:

Uno de los riesgos relacionados con la utilización de maquinaria en las obras de construcción que siempre está latente es que el equipo empleado sufra una falla o desperfecto y deje de funcionar. Atender, pero sobre todo prever este problema desde el control de costos, es crucial si no queremos que esta situación genere un riesgo para todo el proyecto.

Frente a este supuesto, el Ing. Ricardo Rosell, director gerente de Binswanger Perú afirma que maneja un protocolo de respuesta rápida, la cual es conformada por una evaluación, revisión e implementación. Explica que primero se realiza una evaluación inmediata del equipo por parte de un técnico calificado para determinar la naturaleza y gravedad del fallo. Después de ello, se consideran los costos para revisar opciones de reparación o, en todo caso, un reemplazo temporal o permanente del equipo. Y, asegurando que el impacto en el cronograma del proyecto sea el mínimo, se “implementa una solución más costo-efectiva”.

El Ing. Rosell advierte que, si no se atiende adecuadamente este problema, puede causar un incrementar significativo en los costos del proyecto, ya que los retrasos prolongados, mientras la maquinaria está fuera de servicio, hacen que se incrementen los costos laborales y pueden llevar a penalizaciones por su retraso. “Además de una pérdida de eficiencia y productividad, considerando la dependencia de equipos alternativos menos eficientes, se puede reducir la productividad general de la obra. También, el daño reputacional que pueda afectar la percepción del compromiso y la capacidad de la empresa por incumplir con los plazos acordados, algo que cuidamos mucho en Binswanger”, subraya.

De acuerdo con el Ing. Daga, consultor de QDR Claims, en el control de costos de la partida de maquinaria se enfrentan diversos desafíos que genera dificultades para lograr una gestión eficiente y rentable de estos activos. Entre los problemas más comunes que identifica se encuentran la falta de mantenimiento preventivo, el mal uso de la maquinaria, la falta de sistemas de monitoreo y análisis de rendimiento, los costos imprevistos asociados con reparaciones no planificadas, la depreciación mal registrada, la falta de una planificación y un presupuesto detallado, y los problemas con proveedores. Para una mejor comprensión, detalla y ejemplifica cada uno de estos desafíos:

  • Explica que la falta de un programa regular de mantenimiento preventivo puede conducir a un mayor riesgo de fallas en la maquinaria. Por ejemplo, si una empresa no realiza el mantenimiento programado de los equipos de su planta, podría experimentar una falla del sistema de producción durante un periodo crítico, lo que resultaría en costosos tiempos de inactividad y reparaciones urgentes.
  • Advierte que puede darse el caso de que el mantenimiento programado no se lleve a cabo de manera exacta, lo que puede aumentar el desgaste de la maquinaria y los costos de reparación a largo plazo. Por ejemplo, si una empresa minera pospone el cambio de aceite regular en sus vehículos de maquinaria pesada, podría experimentar una disminución en el rendimiento del motor y un aumento en los costos de mantenimiento.
  • El mal uso de la maquinaria también puede ser problemático. Llevando el ejemplo a una fábrica metalmecánica, indica que, si sus operadores no reciben una buena capacitación sobre cómo utilizar correctamente una máquina de corte, podrían dañar el equipo y aumentar los costos de reparación y reemplazo.
  • Anota que la falta de sistemas para monitorear y analizar el rendimiento de la maquinaria dificulta la identificación de problemas potenciales. En esa línea, refiere que, si no se lleva un control de indicadores de la maquinaria pesada, se podría perder la oportunidad de identificar un sobrecalentamiento que podría llevar a una avería costosa.
  • Los costos imprevistos asociados con el mantenimiento y las reparaciones no planificadas también pueden afectar negativamente el presupuesto de una empresa. Por ejemplo, manifiesta que, si un fabricante experimenta una falla inesperada en su maquinaria, podría incurrir en costos adicionales para traer a un técnico de emergencia y reparar la maquinaria lo más rápido posible.
  • La depreciación no registrada también puede ser un problema. Si una empresa no calcula correctamente la depreciación de su maquinaria, podría sobrevalorar sus activos en los estados financieros y distorsionar la imagen real de los costos asociados con la maquinaria.
  • La falta de una planificación y un presupuesto detallado para los costos de la maquinaria puede resultar en gastos imprevistos y una gestión deficiente de los recursos financieros. Por ejemplo, si una empresa no reserva fondos para el reemplazo de sus equipos de oficina obsoletos, podría enfrentar costos inesperados cuando necesite actualizar su tecnología.
  • Por último, asegura que los problemas con proveedores de maquinaria, repuestos o servicios de mantenimiento externos pueden causar atrasos y aumentar los costos asociados con la maquinaria. “Si una empresa experimenta demoras en la entrega de repuestos críticos para su maquinaria de producción, podría enfrentar tiempos de inactividad prolongados y pérdidas financieras significativas”, puntualiza.

 

Fuente: Revista Costos

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